«Трудовая повинность» столичной бухгалтерии

 

Чиновники постоянно заводят разговор о том, что пора отменять трудовые книжки. Однако, пока этого не произошло, фирмы должны вести их учет. Как правильно их оформлять и вносить в книжки записи, выяснил корреспондент «Московского бухгалтера».

 

Правильное оформление данных

Большинство организаций возлагают функции кадрового учета предприятия на собственную бухгалтерию. Обычно основные проблемы возникают при оформлении трудовых книжек. Правила их ведения и хранения, а также форму определяет постановление Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г. Кстати, с прошлого года индивидуальные предприниматели также могут вносить записи в трудовые книжки своих работников, а также оформлять книжки сотрудникам, принимаемым на работу впервые (Закон от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ).

Сделать запись в трудовую книжку о новом месте работы нужно лишь по прошествии 5 дней (ст. 66 ТК). Порядок отражения данных о приеме на работу, переводе на другое место или переименовании организации указан в разделе 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69). Все записи о работе, переводе, увольнении необходимо вносить в трудовую книжку на основании приказа или распоряжения работодателя. В случае увольнения запись необходимо сделать в тот же день в соответствии с текстом приказа. С любой вносимой в трудовую книжку записью работник должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В каждом ее разделе у информации должен быть свой порядковый номер, отмечает генеральный директор «Русской юридической компании» Светлана Клочкова:

— В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка следует указывать полное название организации, а также ее сокращенное наименование, если таковое есть. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывают дату приема на работу.

Сведения о принятии или назначении на должность следует вносить в графу 3. В ней же необходимо указать специальность, а также профессию с упоминанием квалификации. Такую информацию, как дата, номер приказа или иное решение работодателя, согласно которому человек принят в организацию, вписывают в графу 4 трудовой книжки. Данные о занимаемой должности необходимо вносить в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Если сотрудник работает в фирме по совместительству, то сведения в трудовую книжку вносят на основной работе. Правда, для этого бухгалтеру нужен документ, подтверждающий работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делают запись о принятии работника в качестве совместителя с указанием наименования фирмы и должности. Графа 4 содержит данные о документе, на основании которого внесена запись, дату и номер. В таком же порядке делают запись об увольнении. Сведения о переводе на другую работу вносят только в том случае, если работник переходит на постоянную работу. О переводе на временную работу в трудовую книжку не записывают.

 

Жизненные коррективы

Редактируют записи о работниках, полагаясь на установленные правила заполнения трудовых книжек. Когда правки надо внести на первой странице — титульном листе, то следует одной чертой зачеркнуть прежние паспортные данные и записать новые, утверждает Светлана Клочкова:

— Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы (п. 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда № 69).

Сведения об изменении данных об образовании, профессии, специальности должны быть указаны на титульном листе трудовой книжки. Это можно сделать, добавив информацию к имеющимся записям или заполнив строки, не зачеркивая уже внесенные данные (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если в книжке обнаружена неправильная или неточная запись, ее должна исправить фирма, допустившая ошибку. Впрочем, это может сделать новый работодатель на основании приказа руководителя предприятия, внесшего неверные данные. Ситуации с оформлением книжек происходят разные. Иногда доходит даже до смешного, вспоминает руководитель корпоративной и судебной практики юридической компании «ЮРКОЛЛЕГИЯ» Наталья Мухина:

— Один руководитель заполнил трудовую книжку красной ручкой, что делать категорически запрещено. Как результат — судебный спор с работником. Но это редкий случай.

Если компания, внесшая неверные записи, реорганизована, то исправляет книжку ее правопреемник. В случае ликвидации фирмы — новый работодатель. Внесенные сведения должны полностью соответствовать подтверждающему исправления документу.

Зачастую при оформлении нового сотрудника бухгалтер сталкивается с трудностями. Например, если работник приносит сразу две трудовые и просит заполнить обе. Это незаконно. Бывает, что человек требует внести в книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (либо договору возмездного оказания услуг или подряда). Однако на таких лиц нормы трудового права не распространяются (ст. 11 ТК).

В деятельности предприятия нередко возникают ситуации, когда новый работник при приеме на работу сообщает об утере книжки и просит ее восстановить. Бухгалтер должен напомнить сотруднику, что в случае утраты трудовой он должен заявить о таком факте последнему работодателю. Там ему должны выдать дубликат документа — не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Причем сотрудник вправе самостоятельно решить, какую компанию он посчитает последней работой, ведь проверить такую информацию крайне проблематично. Обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки человек может даже через несколько лет после того, как он покинул определенную организацию. Нередко сотрудники таким образом «теряют» трудовую книжку, скрывая причины своего увольнения. Это может быть, например, уход по «неудобной» статье или по состоянию здоровья.

У военнослужащих в запасе при оформлении трудовых книжек существует своя специфика, отмечает Наталья Мухина. Документы для этой категории необходимо заполнять, как сотрудникам, принятым на работу впервые. При этом в разделе «Сведения о работе» на основании военного билета или справки бухгалтерия должна отметить период службы в армии.

Однако бухгалтеру следует обратить внимание не только на порядок оформления самих трудовых книжек. Помимо внесения в них сведений необходимо правильно организовать учет такой документации.

 

Двойной «книжный» контроль

В дополнение ко множеству документов, которые необходимо вести бухгалтеру, закон заставляет дополнительно заполнять две книги, определяющие учет сотрудников фирмы: приходно-расходную Книгу по учету бланков трудовой книжки и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. Их формы установлены Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69. В первую вносят все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

При получении или покупке трудовых книжек в приходно-расходной книге необходимо указать организацию, у которой они были приобретены, стоимость документов, а также номер и дату товарной накладной. Бланки трудовых книжек и вкладыши необходимо хранить как документы строгой отчетности. В случае их выдачи на руки это также нужно отразить в книге. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей необходимо регистрировать все трудовые, принятые при поступлении людей на работу в организацию. Кроме того, учету подлежат дубликаты документов и вкладыши к ним. До начала использования указанных книг их страницы следует пронумеровать, прошнуровать, скрепить подписью руководителя организации и печатью.

Порядок ведения кадровой документации могут проверять сотрудники Федеральной инспекции по труду. Если фирма учет не ведет или делает это неправильно — предприятию грозит наказание. Работник, ответственный за ведение трудовых книжек, будет оштрафован на сумму от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Если нарушение выявят повторно, то ему грозит дисквалификация сроком от 1 года до 3 лет. Фирма может быть подвергнута штрафу от 30 до 50 тысяч рублей или ее деятельность приостановят на срок до 3 месяцев. Чтобы этого не произошло, стоит соблюдать несложные правила оформления трудовых книжек и кадрового учета.

 

Александр Лебедев

НАЧНЕМ С «РАЗБОРА ПОЛЕТОВ»

Сотрудник фирмы, отвечающий за ведение трудовых книжек, приступая к своим обязанностям, должен принять по соответствующему акту трудовые книжки сотрудников, а также проверить:

  • правильность ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;  

  • наличие и сохранность трудовых книжек работников. При отсутствии документов необходимо выяснить причины этого (люди работали по трудовому договору, книжки утрачены по вине администрации). Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляют актом;  

  • наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

 

Источник материала:

«Московский бухгалтер»