Порядок подтверждения расходов по загранкомандировкам

Порядок подтверждения расходов по загранкомандировкам

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан сдать в бухгалтерию билеты на все виды транспорта, которыми он пользовался, счета из гостиниц, чеки из ресторанов и т.д. Однако для подтверждения расходов, понесенных в загранкомандировке, этого, по мнению специалистов Минфина, вовсе недостаточно.

Согласно статье 168 Трудового кодекса, отправляя работника в командировку, работодатель обязан возместить ему расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, наймом жилого помещения, и выплатить так называемые суточные, компенсацию, связанную с проживанием вне места постоянного жительства. Кроме того, фирма принимает на себя обязанность оплатить все прочие расходы, которые с ее ведома и разрешения осуществит сотрудник в рамках поездки.

В свою очередь Налоговый кодекс дает возможность фирмам подобные затраты учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Разумеется, одного того факта, что траты работник осуществил во время командировки, недостаточно. Не стоит забывать о другом требовании Кодекса, согласно которому организация обязана документально обосновать любую расходную операцию, причем последняя должна быть экономически оправданна, то есть направлена на получение фирмой дохода. Данная норма, прописанная в статье 252 Налогового кодекса, на первый взгляд вполне логична. Однако на практике ее применение накладывает дополнительные ограничения на организацию, если речь идет о командировке ее работника за пределы Российской Федерации.

Трудности перевода

Все оправдательные документы, подтверждающие расходы на загранкомандировку, в том числе билеты, счета из гостиниц и т.д., должны быть переведены на русский язык. Именно такой малоприятный для организаций вывод содержится в недавно вышедшем письме Минфина от 12 мая 2008 года № 03-03-06/2/47.

Причем финансисты вовсе не отрицают всю важность скрупулезного оформления таких первичных документов, как приказ или распоряжение о направлении работника в командировку (по формам № Т-9 и № Т-9а), командировочное удостоверение (по форме № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Однако ведь и никто не отменял правила, согласно которому по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан составить и сдать авансовый отчет (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). А к этому отчету, по мнению работников ведомства, должны быть приложены все оправдательные документы, такие как авиа- или железнодорожные билеты, счета гостиниц, а также другие бумаги, подтверждающие все прочие произведенные расходы. И вот они-то, как говорится в вышеупомянутом письме, и должны быть построчно и на отдельном листе переведены на русский язык в случаях, когда работник был направлен в загранкомандировку. Кстати в этом случае к авансовому отчету прилагают также и ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Вывод о том, что подтверждать проезд и проживание за границей следует на великом и могучем, авторы документа сделали на основании статьи 68 Конституции РФ, пункта 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 года № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 года № 34н. Но так ли уж оправданно это требование?

Упомянутый работниками Минфина пункт 9 Положения по ведению бухучета действительно содержит правило, согласно которому первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод. Однако относятся ли билеты и гостиничные счета именно к первичке? Ведь недаром в подобных случаях требуется оформлять вышеприведенные приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание. Подотчетные денежные суммы списываются на основании авансового отчета по форме № АО-1, о чем прямо говорится в приказе Госкомстата от 1 августа 2001 года № 55, утвердившем эту форму.

На страже закона

Но можно ли однозначно утверждать, что бумаги, выданные иностранной гостиницей или авиаперевозчиком, вовсе не являются первичными и поэтому не должны быть переведены на русский язык? Что касается позиции финансового ведомства по данному вопросу, то тут сомнений быть не может: аналогичное мнение представителями Минфина уже высказывалось, причем его полностью разделяют и налоговики (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388).

А вот в арбитражной практике все не так однозначно. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 29 мая 2006 года № КА-А40/4677-06 по делу № А40-68358/05-118-687 судьи сочли вполне достаточным для подтверждения расходов приложения к корректно составленным авансовым отчетам документов без перевода на русский язык. Причем если в данном постановлении бумаги без перевода все же были упомянуты в качестве первичных документов, то несколько позже судьи того же ФАС Московского округа и вовсе пришли к выводу, что единственным первичным документом, подтверждающим расходы командированного лица, согласно Постановлению Госкомстата № 1, является авансовый отчет командированных лиц (Постановление от 1 марта 2007 г., 9 марта 2007 г. № КА-А40/1026-07 по делу № А40-44145/06-151-233). Вот он-то и должен быть, что вполне логично, составлен на русском языке. Требования же о представлении переводов на отдельном листе в отношении билетов и гостиничных счетов не содержит ни Закон "О языках народов Российской Федерации", ни Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности № 34н.

Впрочем, справедливости ради стоит упомянуть и о противоположном решении судей. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 декабря 2004 года № Ф04-8737/2004(7027-А27-33) арбитры признали вполне обоснованным привлечение фирмы к налоговой ответственности за неполную уплату налога на прибыль как раз по причине отсутствия перевода документов, подтверждающих расходы ее сотрудника во время командировки.

Таким образом, в сложившихся обстоятельствах, чтобы избежать вероятных споров с налоговыми органами, проще данные документы все же перевести. Тем более что профессиональных переводчиков привлекать для этого вовсе не нужно. Фирма имеет право решить эту задачу с помощью своих собственных специалистов, владеющих соответствующим иностранным языком, о чем говорится в письме Минфина от 20 марта 2006 года № 03-02-07/1-66.

 

И. Соколова

"Федеральное агентство финансовой информации"